El resguardo (o
copia) de los datos viene a ser como el duplicado de la llave del automóvil que
Usted conserva en el fondo de una gaveta. Cuando se le pierda la llave original
...
La diferencia entre
los datos de su Sistema SACAV (o cualquier otra base de datos que lleve en la
computadora) y su llave del automóvil, es que los datos cambian cada vez que
Usted introduce alguna información. De donde surge la necesidad de "sacar
un duplicado" regularmente.
1- Porque resguardar sus datos
Las razones por las
cuales pueden perderse sus datos son múltiples, cada una con una probabilidad
distinta. A continuación están las más comunes:
- Interrupción del suministro de energía eléctrica. Aunque se
recomienda el uso de una fuente de poder ininterrumpida (UPS), existen
algunos casos en que la interrupción es tan abrupta que el UPS no tiene
tiempo de reaccionar.
- Robo de los equipos.
- Falla de los equipos.
- Falla en la programación del Sistema (aunque nos cuesta
admitirlo!).
- Falla en el uso del Sistema (aunque les cueste admitirlo!).
2- Como resguardar datos
Existen varios medios
sobre los cuales copiar los datos, entre los cuales los más adaptados al
resguardo son: cintas, discos flexibles, discos láser reinscriptibles.
También existen
varios planes de resguardo, difiriéndose por el número de medios que utilizan y
la frecuencia con que se usan.
Tomando en cuenta las
características de los datos del Sistema SACAV, recomendamos el plan siguiente:
Procúrese 5 discos
flexibles nuevos de 3.5 pulgadas de alta densidad, con sus 5 etiquetas.
En la primera
etiqueta, escriba: Datos
SACAV, LUNES.
Completa las demás
etiquetas, una por cada día laborable de la semana. (si la Agencia labora los
sábados, use 6 discos)
Cada día, al terminar
de actualizar la información en el Sistema, siga estas instrucciones:
1. Finalice la ejecución del Sistema SACAV y, en caso
de que use la versión multiusuario del Sistema, asegúrese de que hayan hecho lo
mismo en las demás estaciones de trabajo (consulte el párrafo 2.16. FINALIZAR
LA SESIÓN DE TRABAJO del Manual del Operador)
2. Ejecute el programa de resguardo de datos, tal como
se describe en el párrafo 4.5. RESGUADO DE DATOS del manual. Si su computadora
opera bajo Windows, seguramente se instaló un icono de acceso directo al
programa de resguardo. Bajo otras sistemas operativos, es probable que esté
usando un sistema de menú que le facilite también la ejecución de los
programas.
3. Este pendiente que el programa de resguardo se
ejecute sin error. Las dos principales causas de error son: no haber cerrado el
Sistema SACAV en una estación de trabajo (cierra el Sistema y vuelva a ejecutar
el resguardo) o un disco flexible dañado (vuelva a ejecutar el resguardo con un
disco nuevo y formateado)
4. Apague su computadora. (según el sistema operativo,
es probable que tenga que seguir algún procedimiento particular antes de apagar
los equipos de computación).
Si sigue estas
instrucciones meticulosamente, siempre estará asegurado de tener un histórico
de una semana de los datos de su Agencia y podrá recuperar sus datos en caso de
ser necesario.
Consejos útiles:
- Si piensa que los datos actualmente registrados en el disco duro de
su computadora presentan alguna falla, NO EJECUTE RESGUARDO. Al hacerlo,
perdería la información anteriormente grabada en el disco flexible. Siendo
esta la correcta, a diferencia de la almacenada en su disco duro, el cual
contiene fallas.
- No conserve los discos de resguardo al lado de la computadora: si
se la roban, se robarán también los discos!
- Si las interrupciones de luz son frecuentes, o si Usted estima que
el movimiento de su Agencia es importante, puede usar 10 discos en vez de
5 y nombrándolos LUNES 12am, LUNES 6pm, MARTES 12am, etc. y efectuar
resguardo dos veces al día.
- Recuerde: efectuar resguardo tarda menos de un minuto, lo que
representa ni siquiera media hora al mes. Cuantos días le costaría volver
a introducir la información de los últimos 30 días?
- No utilice discos usados para hacer resguardo. Pueden estar
dañados, no tener suficientemente espacio o contener virus. En caso de no
tener otra alternativa, formatee el disco antes de usarlo para resguardo.
Esta operación limpiará el disco de otros archivos (datos, programas o
virus) y le indicará si la superficie está en buen estado.
3- Que hace el programa de resguardo?
No es necesario que
Usted lea lo siguiente, pero si tiene la curiosidad, o si desea comprender
mejor que hace el programa de resguardo, aquí están algunas explicaciones:
Los archivos de base
de datos (cuyo nombre termina por .DBF) están comprimidos en un solo archivo de
nombre AVDBF.ZIP
Cada vez que se
vuelve a usar un mismo disco flexible (por ejemplo el del lunes), el nuevo
archivo AVDBF.ZIP se graba en el lugar del anterior (el del lunes pasado, por
ejemplo). No tiene importancia, puesto que el nuevo archivo incluye la
información del anterior. Pero permite que un disco pueda utilizarse semanas
tras semanas, sin llenarse.
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